Als accountant werkt u regelmatig samen met verschillende organisaties en overheidsinstellingen. Vanaf 2020 verloopt het inloggen bij de meest van deze instellingen nog maar via één inlogsysteem: eHerkenning. U kunt bijvoorbeeld bij de KVK alleen nog een jaarrekening deponeren met het eHerkenning loginmiddel. Heeft u nog geen eHerkenning? Wij adviseren u om vandaag nog eHerkenning aan te vragen met minimaal betrouwbaarheidsniveau 3.
Wat is eHerkenning?
eHerkenning is een systeem waarmee u veilig kunt inloggen bij overheidsorganisaties, gemeentes en private organisaties. Dankzij het inlogsysteem weet de website direct dat zij te maken hebben met een wettelijk bevoegd persoon. U kunt het inlogsysteem gebruiken voor verschillende overheidszaken, het ondertekenen van contracten of het aanvragen van subsidies. eHerkenning is net als DigiD persoonsgebonden en werkt met een officieel erkend validatiesysteem. Dit systeem is bedacht om het risico op fraude te verkleinen.
De overheid en gemeente stapt over op eHerkenning
Op dit moment zijn er al ruim 400 organisaties aangesloten op de eHerkenning inlogmodule. Vanaf 2020 stapt de overheid zelf geheel over op eHerkenning. U kunt vanaf dat moment alleen nog vanuit dit systeem inloggen bij gemeentes, provincies en overheidsinstellingen. Verschillende private organisaties maken al langer gebruik van eHerkenning als inlogsysteem.
Wanneer gebruikt u eHerkenning als accountant?
Als accountant maakt u regelmatig gebruik van eHerkenning. Het grote voordeel is dat u geen complete papierwinkel meer nodig heeft als u bepaalde zaken wilt regelen. Een deel van het werk gebeurt dankzij eHerkenning digitaal. Dit maakt het eenvoudiger om zaken bij de overheid te regelen voor uw cliënten. Het systeem wordt zelfs gebruikt om een accountantsrapport te ondertekenen of een jaarrekening goed te keuren. Een paar voorbeelden waarbij u eHerkenning kunt gebruiken hebben wij hieronder voor u geschetst.
Inloggen bij de Kamer van Koophandel
Met eHerkenning kunt u inloggen bij de Kamer van Koophandel. U kunt hier gegevens opvragen of de jaarrekening deponeren. Dit kan vanaf 2020 alleen nog met eHerkenning. Het uploaden van de jaarrekening gebeurt dankzij dit systeem feilloos en dit bespaart u een hoop werk.
BTW aangifte en aangifte vennootschapsbelasting
Bij de Belastingdienst kunt u vanaf 2020 alleen nog maar inloggen met eHerkenning. Als u door uw klanten gemachtigd bent met een eHerkenning loginmiddel, dan kunt u namens hen de BTW aangifte en aangifte vennootschapsbelasting indienen. Als accountant is het uiteraard belangrijk dat u hier kunt blijven inloggen. Zorg er op tijd voor dat uw inlogcodes geregeld zijn met minimaal betrouwbaarheidsniveau 3!
Subsidie aanvraag voor cliënten
Helpt u cliënten bij de aanvraag voor een subsidie? Bijvoorbeeld bij de RVO? Dan bent u verplicht om met een eHerkenning loginmiddel in te loggen. U kunt hier een dossier opstarten om subsidie aan te vragen. Hierbij kunt u constant de status van uw aanvraag in de gaten houden. Als accountant kunt u niet langer meer zonder eHerkenning!
eHerkenning is persoonsgebonden
eHerkenning is persoonsgebonden en mag alleen door de wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf worden aangevraagd. Enkel de wettelijke vertegenwoordiger ontvangt de inlogcodes om in te kunnen loggen bij de aangesloten organisaties, gemeentes en de overheid. Slechts één inlogcode is natuurlijk niet handig voor een accountantskantoor. Gelukkig is het mogelijk om personeelsleden te machtigen. U kunt hierbij accountants machtigen voor zijn of haar eigen eHerkenning inlogcodes. Hierbij wordt de identiteit van de wettelijke vertegenwoordiger gevalideerd als de accountant die wordt gemachtigd.
Machtiging per dienst
Met eHerkenning zou u bij een volledige machtiging vrijwel alles kunnen regelen namens het bedrijf. Dit is de reden dat u bij een machtiging kan aangeven welke diensten de accountant mag uitvoeren namens uw bedrijf. U kunt bijvoorbeeld enkel de bevoegdheid geven om aangifte te doen bij de Belastingdienst of een jaarrekening te deponeren bij de KVK. Is een medewerker bijvoorbeeld officieel niet bevoegd om een accountantsrapport te ondertekenen? Dan kunt u deze bevoegdheid uitzetten. Op deze manier wordt fraude voorkomen en krijgt uw personeel gereguleerd toegang tot eHerkenning.
Validatie van de identiteit
U ontvangt uiteraard niet zomaar eHerkenning voor uw bedrijf. Hiervoor dient uw identiteit te worden gevalideerd. Dit gebeurt met een face to face controle. Hierbij gaan we door middel van videobeelden de identiteit bevestigen. Dit doen wij eerst bij de wettelijke vertegenwoordiger. Wij controleren hierbij ook de KVK zodat wij zeker weten dat de wettelijke vertegenwoordiger klopt. Daarna controleren wij de identiteit van de personen die u wilt machtigen voor een eHerkenning loginmiddel. Dit doen wij allemaal met face to face controle per videobellen. Wanneer dit niet mogelijk is, kunnen wij eventueel bij u langskomen voor een validatie, dit kost circa €15.
Wat kost eHerkenning?
eHerkenning is niet kosteloos aan te vragen voor uw personeel. De kosten zijn afhankelijk van het betrouwbaarheidsniveau dat u aanvraagt. Als accountant heeft u minimaal betrouwbaarheidsniveau 3 nodig en soms zelfs niveau 4. Uiteraard kunnen wij u uitgebreid over de verschillende betrouwbaarheidsniveaus adviseren.