Als wettelijke vertegenwoordiger van een VVE wordt u door verschillende organisaties gezien als ondernemer namens de VVE. U handelt namens de VVE en u regelt verschillende zaken voor de vereniging. Verschillende zaken kan u op dit moment online regelen voor de VVE. U heeft hiervoor misschien speciale inlogcodes. Deze inlogcodes gaan in de loop van 2019 en 2020 verdwijnen. Gemeentes, de overheid en verschillende organisaties stappen langzaam over op eHerkenning. Dit is het nieuwe inlogsysteem voor ondernemers. Het inlogsysteem is vergelijkbaar aan DigiD alleen logt u met deze codes in namens de VVE. Uw huidige inlogcodes komen te vervallen en u kan straks verschillende zaken namens de VVE niet meer regelen zonder eHerkenning.
Inloggen bij de KVK
Als u in de toekomst wilt inloggen bij de KVK, dan heeft u eHerkenning nodig. Dit is slechts een klein voorbeeld waarvoor u eHerkenning nodig heeft. Bij de KVK moet u in de toekomst misschien inloggen om een wijziging door te voeren. Bijvoorbeeld als iemand binnen het gebouw verhuist en nu officieel bestuurder is. De nieuwe bestuurder moet dan geregistreerd worden bij de VVE. Dit kan u straks alleen nog regelen met eHerkenning.
Subsidie aanvragen bij de gemeente
U bent van plan om het complex flink te verduurzamen. Bijvoorbeeld met zonnepanelen of extra isolatie. Dit zijn zaken waar u als VVE subsidie voor kan krijgen. Bij de gemeente kan u hiervoor officieel subsidie aanvragen. Het aanvragen van subsidie namens de VVE kan straks alleen nog maar met eHerkenning. Dit is opnieuw een voorbeeld waarbij u eHerkenning nodig kan hebben.
Vergunningen namens de VVE regelen
Niet alleen subsidies worden straks aangevraagd via eHerkenning. Als wettelijke vertegenwoordiger kan u soms ook een vergunning aanvragen namens het complete complex. Als VVE vertegenwoordiger kan u dit straks niet meer gewoon online met DigiD doen. U moet de vergunning echt aanvragen met uw officiële VVE inlogcodes.
eHerkenning voor de zekerheid aanvragen
Hierboven staan slechts een paar voorbeelden waarbij u als VVE eHerkenning nodig heeft. Dit is slechts het topje van de ijsberg. De komende jaren zuilen steeds meer organisaties overstappen op eHerkenning. De voornaamste reden is de veiligheid van de digitale inlogcodes. Een organisatie weet dankzij de inlogcodes 100% zeker dat ze te maken hebben met de wettelijke vertegenwoordiger. Ze weten dus zeker dat er niet iemand handelt die beweert van de VVE te zijn terwijl dit niet zo is. Ons advies is daarom om voor de zekerheid voor de VVE inlogcodes aan te vragen. U weet dan in ieder geval dat u de inlogcodes tot uw beschikking heeft, zodra u ermee moet inloggen.
Uitzoeken wie de wettelijke vertegenwoordiger is
Voordat u eHerkenning gaat aanvragen is het slim om uit te zoeken wie nu de officiële wettelijke vertegenwoordiger is. Dit moet o.a. bij de KVK aangegeven staan. Er is namelijk één persoon de officiële bestuurder van de VVE. Dit is de persoon die eHerkenning inlogcodes mag aanvragen. De inlogcodes zijn overigens persoonsgebonden. Dit betekent dat ze niet door andere leden van de VVE gebruikt mogen worden. Wilt u één van de mede bestuurders inlogcodes geven? Dan kan u een machtiging afgeven als wettelijke vertegenwoordiger. U geeft dan een machtiging af dat u iemand bevoegd wilt maken voor eHerkenning. U kan dan zelf aangeven welke zaken deze persoon mag regelen. U kan bijvoorbeeld iemand bevoegd maken om in te loggen bij de KVK of bij de gemeente. Bij welke organisaties u iemand bevoegd maakt mag u zelf besluiten.
eHerkenning aanvragen bij een officiële reseller
In tegenstelling tot DigiD kan u eHerkenning niet gratis aanvragen via de website van de regering. Dit komt doordat het inlogsysteem niet gefinancierd wordt door de regering. U kan enkel via een officiële reseller eHerkenning aanvragen. Er zijn slechts een paar bedrijven in Nederland aangewezen als officiële reseller van eHerkenning. Zij mogen de inlogcodes verstrekken. Dit is helaas niet gratis. De opbrengst van eHerkenning gaat rechtstreeks naar het behoud en de beveiliging van het inlogsysteem. Een deel van de opbrengst gaat naar het valideren van uw identiteit als VVE bestuurder. Deze controles worden gedaan door de resellers van eHerkenning. Welke controles er nodig zijn is afhankelijk van het betrouwbaarheidsniveau dat u aanvraagt. Er zijn verschillende betrouwbaarheidsniveaus. Afhankelijk van het niveau dat u aanvraagt hangt er een kostenplaatje aan. Met betrouwbaarheidsniveau 3 komt u eigenlijk vrijwel overal binnen.
Waar bestaat de identiteitscontrole uit?
Voor de wettelijke bestuurder controleren we eerst de KVK. We controleren of u wel echt de wettelijke vertegenwoordiger bent. Bent u de wettelijke vertegenwoordiger? Dan gaan we een face to face validatie uitvoeren. Hierbij controleren of u deze persoon bent. Als alles klopt krijgt u de inlogcodes toegewezen. Wilt u iemand binnen de VVE machtigen? Dan dient u een aanvraag te doen als wettelijke vertegenwoordiger. Opnieuw wordt de identiteit van de wettelijke vertegenwoordiger gecontroleerd. Vervolgens wordt de identiteit van de persoon die gemachtigd wordt gecontroleerd. Pas alles klopt worden de inlogcodes aan een lid van de VVE gegeven. Deze worden gegeven met een machtiging. Als VVE bestuurder mag u zelf aangeven voor welke organisaties uw personeelslid gemachtigd is. U kan dus ook alleen een machtiging afgeven voor de gemeente.
Vraag direct eHerkenning aan voor uw VVE
Zorg ervoor dat u als VVE straks gewoon nog kan inloggen als u een vergunning wilt aanvragen of subsidie bij de gemeente. Met eHerkenning inlogcodes bent u als VVE voorbereid op de toekomst. U voorkomt zo dat u in de toekomst in de problemen komt doordat u nergens meer kan inloggen.